sábado, 2 de abril de 2016

Equipos de trabajo remoto , innovación y gestión de proyectos

Por Alejandro J. Román 












La gestión exitosa de equipos remotos de trabajo se está convirtiendo en una necesidad vital para el director de proyectos. Al respecto se estan dando tendencias en ese rumbo, que económicamente se alimentan de esta modalidad. A nivel individual , muchos profesionales han decidido trabajar a distancia dando lugar a un nueva tipificación que se conoce como Trabajador 3.0 en línea con una nueva tendencia en la modalidad de trabajo parcial o de tiempo completo. A nivel corporativo , existe una marcada avidez por el interés de acceder a conocimientos especializados en diferentes lugares y un genuino ahorro de costos de transporte de utilización para recursos profesionales internacionales. 

El trabajo a distancia : Datos y proyecciones 

Todos los proyectos estan influenciados por un entorno económico amplio. A tal efecto vamos a considerar entonces los desarrollos que fomentan el crecimiento día día del trabajo a distancia: 

  • Tecnología y herramientas : Las herramientas de acceso a internet de banda ancha , fiables y de flexibilidad al alcance de la mano, las mismas proporcionan la infraestructura clave para el soporte del trabajo a distancia.La selección de herramientas adecuadas para su equipo de proyecto dependera de su organización y de un bajo presupuesto, afortunadamente, un número creciente de herramientas colaborativas accesibles hacen posible una buena gestión a distancia. 
  • El factor del talento compartido: Los miembros del equipo del proyecto a menudo son compartidos e interactúan en diferentes proyectos a la vez. Para los directores de proyecto que buscan denodadamente especialistas y expertos en la materia, la participación de equipos de trabajo a distancia es a menudo la manera de obtener ese aporte que se busca en tiempo y forma. 
  • El aumento del Teletrabajo : en 2015, Gallup, publicó los resultados de investigaciones que sugieren que casi el 40% de los estadounidenses realizan su trabajo en la modalidad de teletrabajo, en comparación con el 9% que lo hacia en 1995. El estudio realizado por Gallup, determinó que los trabajadores a distancia tienden a tener ocupaciones de cuello blanco, con altos niveles de formación académica. 
  • Las grandes corporaciones tienen en sus políticas hacia la organización, un creciente apoyo a la flexibilidad laboral: El impulso para atraer y retener a los recursos , talentos , constituyen otro factor capaz de alimentar el teletrabajo y figuras análogas. La metodología da valor a los horarios flexibles, de hecho los administradores desde la corporación arman programas de apoyo al respecto. 
Preparación del enfoque de la comunicación en trabajo a distancia 

El armado de un conjunto de herramientas para el trabajo a distancia tiene dos aspectos a tener en cuenta: - El equipamiento del mismo y el equipamiento de su equipo de trabajo. Es necesario seguir los pasos para organizar su toolbox en el trabajo a distancia. 

  1. Evaluar sus herramientas actuales . Si Ud. está leyendo este artículo , es probable que tenga una suite de comunicación y colaboración a su disposición. Las herramientas hoy disponibles incluyen links de conferencia, correo electrónico, redes sociales y el teléfono a mano. Si su organización proporciona herramientas adicionales (herramientas de videoconferencia y presupuesto para viajes a tal efecto). Si el proyecto involucra a proveedores y terceros, es bueno tener en cuenta, que estos tengan diferentes herramientas de comunicación, prácticas y procesos. 
  2. Analizar los requisitos del proyecto. Reunir a un grupo de personas y de trabajo para ofrecer un resultado unico. A medida que el director de proyecto, le corresponde entender y organizar a los miembros del equipo de trabajo de proyecto para que puedan trabajar con ellos eficazmente. Ademas de llevar a cabo un Plan de Comunicación. Al respecto tomar nota de los puntos siguientes en este aspecto y en lo que hace la comunicación de trabajo a distancia. 
  3. Los miembros del equipo de proyecto: Respecto a estos , los mismos deben ser el producto del empoderamiento y sinergia de conocimientos que hagan de una tarea común en la gestión del proyecto. 
  4. Ajuste sus prácticas de comunicación. Asignar un tiempo adicional para la comunicación es vital para el trabajo de equipo a distancia. Documentar las decisiones y discusiones por escritos (minutas , Sketch Notes,ETC.) 
  5. Frecuencia de la comunicación. Este aspecto no es menor y debe cuidarse sobre todo en las tareas de seguimiento y control. Y más teniendo un equipo de trabajo a distancia. A propósito a continuación les propongo un Kit de herramientas de gran utilidad para hacer más efectivo el trabajo en la gestión de proyectos con equipos de trabajo a distancia. 
kit de herramientas de trabajo en proyecto a distancia 

  • Skype: Skype para negocios , establece una diferencia en productividad, y sirve como su teléfono, como envío de mensajes además de otras funciones.  
  • Sharepoint:  Este producto de Microsoft es una opción mas que popular en muchas organizaciones debido a su flexibilidad y características de seguridad y su integración con otros productos de Microsoft como Office. 
  • Asana: Muchas pequeñas y medianas empresas utilizan Asana ,como herramienta de gestión de proyectos para asignar y gestionar tareas. 
  • Talaia Open Source PPM: Se posiciona en el mercado de los productos PPM, (Project Portfolio Management), que se adapta a su organización, con vocación a integrarse con otras herramientas de planificación, seguimiento de incidencias , Ticketing, gestión de riesgos, gestión de costos, evaluación de personal. Etc.) Descargar : Openppm , Talaia Open Source PPM

Lecturas adicionales



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