sábado, 5 de marzo de 2016

Gestión de un proyecto informático bajo control

Por Alejandro J. Román 














Seguimiento y Control de proyecto


El seguimiento del proyecto es necesario en todas las etapas del ciclo de vida del proyecto. Un seguimiento continuo garantiza que cualquier evento irregular se detecte y se corrija a tiempo, lo que permite reducir al mínimo los efectos perjudiciales para el proyecto. Para que esto resulte como tal y sea eficaz , se debe realizar abiertamente la participación de los Stakeholders (interesados) . 
El seguimiento y control es un proceso continuo que debe llevarse a cabo con una periodicidad regular, y que debe centrarse en la evaluación del cumplimiento de diversos aspectos de la ejecución: satisfacción del cliente o usuario,evaluación de los indicadores de rendimiento y formas de medir el efecto del sistema informático en la rentabilidad. A continuación enumero algunos de los indicadores que se pueden usar para las métricas de rendimiento: 

     Satisfacción del cliente o usuario
  • Mayor exactitud de la información recibida 
  • Mayor frecuencia con que se recibe la información 
  • Mayor rapidez en el tratamiento de la información y en la elaboración de informes 
  • Formato y presentación de la información mas atractivos 
     Tareas completadas, resultados generados y efectos  
  • Grado de finalización satisfactoria de las tareas y resultados enumerados en el Plan de trabajo
  • Otros efectos directos e indirectos derivados del proyecto. 
     Reducción de costos, efecto en la rentabilidad y rendimiento de la Pyme 
  • Reducción del tiempo que necesita para recopilar, tramitar y analizar la información generada por el sistema, así como para elaborar informes
  • Menor tiempo de respuesta en la tramitación y gestión de los pedidos y entregas de productos
  • Mejor control de las existencias
  • Mejora de los servicios prestados a los miembros
  • Introducción de nuevos planteamientos en la generación de capital por los miembros
     Seguimiento y evaluación: aspectos principales : 
  • Garantizar la continuidad en la gestión del proyecto siempre que sea posible. Los cambios de administración en el transcurso del proyecto pueden provocar retrasos , desvíos no contemplados. 
  • Establecer hitos y puntos de control claros del rendimiento, que sean mensurables y de esta manera garantizar que el personal y los consultores cumplen con sus obligaciones en los plazos estipulados.
  • Organizar revisiones formales del proyecto en forma periódica. Por ejemplo: fijar reuniones al final de cada etapa de desarrollo del sistema y, después, reuniones mensuales durante el primer año de funcionamiento del sistema. 
  • Realizar un análisis de sensibilidad de los resultados reales para mejorar la eficacia de la planificació. Si los resultados no cumplen con las expectativas, es más fácil corregir el problema en los primeros meses de funcionamiento del sistema.   
  • Establecer planes de recuperación para acelerar la finalización de las tareas retrasadas.

Conclusión : Al final de cada proyecto de informatización, es necesario evaluar el éxito del proyecto y si ha cumplido los objetivos previstos, con el fin de informar a otras partes interesadas, en particular a los gerentes , los administradores y Stakeholders. 
Para ello, compare el valor de cada uno de los indicadores que ha definido (como el número de transacciones, la exactitud, la velocidad, el ahorro) antes y después de la implantación del software. También puede incluir estimaciones del rendimiento futuro. La elección de los indicadores dependerá en cierta medida de la meta empresarial u objetivo de la informatización. 
Por ejemplo, si el objetivo del negocio era reducir el tiempo necesario para generar un balance de comprobación y una cuenta de resultados, podrían usarse como indicadores la menor duración de la tramitación de las transacciones, la satisfacción de la organización, el ahorro derivado de una mejor administración de los activos y el cumplimiento puntual de requisitos.   

      
Lecturas complementarias


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