martes, 2 de junio de 2015

Alineación del portfolio de proyectos a la estrategia de la organización

Por Alejandro J.Román 



La estrategia de una compañía, ayuda a definir hacia donde se encamina la misma y da a quienes están a cargo de llevar adelante esta tarea , los elementos necesarios para alinear los objetivos del negocio. Esta estrategia indica también a quienes lideran el proceso cual es la linea de acción, tanto a los jefes de tecnología como a los responsables financieros de la compañía encargados de velar por el cumplimiento de objetivos en el plan estratégico.Es impensable crecer sin una estrategia de negocio  concreta. 
Con el fin de realizar la estrategia , la compañía tiende a concentrar sus múltiples proyectos en una sola cartera, si bien los proyectos en una cartera no están vinculados directamente como proyectos en un programa. La cartera de proyectos debe ser administrada con un involucramiento en linea con la estrategia de la compañía. Con el fin de asegurar que esto se cumpla , el gerente de la cartera de proyectos debe revisar minuciosamente y en detalle el portfolio de proyectos y velar porque los mismos estén en linea con la estrategia del negocio (Compañía). El gestor de la cartera de proyectos debe trabajar realizando un análisis completo para asegurarse que el portfolio de proyectos pueda garantizar el éxito del plan estratégico de negocio. Para ello a continuación describo , cuales son las acciones a seguir: 


  • Tipificación de proyectos: Cada proyecto en cartera, debe ser identificado de acuerdo al tipo de proyecto de que trata. En diferentes carteras , el tratamiento de proyectos debe ser cuidadosamente atendido.El gerente de la cartera debe entender el alcance de los proyectos en cartera, para saber si se trata de solicitudes o pedidos internos de cambio o si son pedidos de cliente. Algunos proyectos pueden ser parte de alguna fase de la estrategia del negocio. Algunos proyectos podrían ser considerados como "bueno tenerlos"  , mientras que otros proyectos son esenciales para la estrategia de la compañía. Una vez que los proyectos han sido debidamente identificados. A continuación la tarea es separarlos en la cartera a los efectos de darle el tratamiento con la gestión correspondiente ( Identificación y tipificación de proyectos). 

  • Definición de la dirección de proyectos: La dirección de proyectos debe encaminarse a lo que se entiende como una verdadera gestión del portfolio de proyectos. Por ejemplo si un proyecto no esta siendo monitoreado en los tiempos de cronograma (Gantt), lo mas probable es que este proyecto termine en un fracaso. Por otra parte si un proyecto esta terminado y el cliente se encuentra conforme con los avances del mismo. Para el gestor de la cartera este tipo de proyectos avanza sin problemas y si la gestión es acompañada por acciones de seguimiento y control, el éxito del mismo esta garantizado. Teniendo en cuenta la dirección de proyectos y el tipo de proyectos, el gestor de la cartera será capaz de identificar e informar con claridad lo que se proyecta e indicar el estado de avance del proyecto informando a los interesados (Stakeholders). 

  • Definición de la situación del proyecto: Entender lo que es la dirección de proyectos , conduce a la definición de proyectos. Esto puede ser simple y con la ayuda de las alertas tempranas tener un avance controlado del proyecto. Estas acciones son de gran utilidad a la hora de alinearse con los objetivos estratégicos del negocio. 

  • Tablero de control: Un buen ejemplo de tener el proyecto bajo control es armar el esquema de desgloce de trabajo previo a la planificación con la correspondiente linea base del proyecto. Tablero donde se pueden llevar los proyectos en cartera, poniendo énfasis en detalle , en el grado de impacto de aquellos proyectos en cartera , que por su complejidad tienen alta visibilidad en los planes estratégicos del negocio. Esta matriz ayudara a centrar la atención y dar seguimiento a los correspondientes desvíos en alcance. O con riesgos no identificados y no gestionados. La gestión de la cartera de proyectos ayuda a la organización, previa tipificación de proyectos a achicar la incertidumbre y brindar previsibilidad en la gestión. 




Lecturas recomendadas : Clasificación de Proyectos



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