lunes, 22 de junio de 2015

Herramientas informáticas para la dirección de proyectos

Por Alejandro J.Román 



¿Que aportan los programas de planificación a la gestión del Project Manager ?



Cada vez mas la tendencia es una idea hacia organizaciones proyectizadas. Lo cual también es mayor la presion ejercida para la consecución de objetivos. Esto hace necesario implementar o mejorar las herramientas disponibles para el Project Manager, en concreto aquellas que permiten mejorar en las tareas de planificación y seguimiento de proyectos. Las principales ventajas son: 


  • Facilitar la planificación de proyecto y reducir los esfuerzos dedicados a esta actividad. De una forma mas o menos automática en función del programa es posible ir insertando tareas y ajustando las diferentes planificaciones según los cambios introducidos. Esto facilita y reduce el tiempo para cada ajuste y reduce los errores. Adicionalmente muchos programas de planificación resaltan el camino critico del proyecto, mostrando asi aquellas tareas que determinan la duración mínima de este. 
  • Integrar las diferentes planificaciones. Los programas mas completos permiten asignar costes y recursos al cronograma, por lo que la misma herramienta permite calcular la linea de base de costes y el cronograma de recursos para comprobar que la planificación sea factible. Algunos programas, como Microsoft Project, van más allá y realizan de forma automática el balanceo de los recursos, lo que evita tener una planificación que requiera mas recursos de los que tenemos asignados. 
  • Mostrar el efecto de los atrasos y los cambios en el proyecto, haciendo previsiones sobre su resultado final. Los programas más completos tienen la capacidad de guardar una planificación de referencia (Linea Base) para usarla de referencia a lo largo del proyecto, de esa forma podemos ver como los cambios que se producen durante la ejecución afectan a lo que fue inicialmente planificado. 
  • Esta capacidad también es útil para analizar cambios antes de aprobarlos o estudiar diferentes alternativas de ejecución, ya que nos permite, hacer una previsión de su efecto sobre el proyecto.
  • Mejorar la precisión de las planificaciones. Esta capacidad de unir las diferentes saponificaciones y realizar algunos calculo de parámetros básicos, como el camino critico o el cronograma de recursos, permiten que tengamos planificaciones mas ajustadas a la realidad y a las limitaciones del proyecto.      

Mas allá del ámbito del proyecto, las herramientas de planificación mas sofisticadas también trabajan con programas o portfolios. Esto permite realizar una mejor coordinación entre proyectos relacionados o que comparten recursos en un Entornos multiproyectos , Obviamente a costa de un precio mayor. 


Herramientas de planificación disponibles 




Es un ejemplo de programa de gestión integral de proyectos online con la capacidad de gestionar todos los aspectos del proyecto (cronograma, costes y recursos) , con la ventaja por ser online de que puede usarse simultáneamente como una herramienta de comunicación dentro del equipo de proyecto. Esta mayor versatilidad y el permitir usar planificaciones hechas con Microsoft Project, hace que pueda usarse como complemento a este. Interesante también su capacidad para realizar el seguimiento y control del proyecto con la metodología del Valor Ganado (EVM).   


Alternativa al anterior, también online y bastante similar en prestaciones. Igualmente permite planificar en forma integral el proyecto, realizar su seguimiento y facilitar la comunicación dentro del equipo. A destacar su panel general que da una visión rápida y general de la situación del proyecto. 


Posiblemente el programa de gestión de proyectos más usado y conocido. Junto con Oracle Primavera, en proyectos industriales y de construcción. Es una herramienta muy potente tanto para la fase de Planificación como para el seguimiento del proyecto. Y mediante la ampliación a Microsoft Project Server puede también gestionar Portfolios y programas. Por su concepción de programa tradicional, no online , descuidad la comunicación dentro del equipo de proyecto. 


Se posiciona en el mercado de los productos PPM , (Project Portfolio Management , o Gestión de cartera de proyectos). Que se adapta a su organización, con vocación a integrarse con otras herramientas (herramientas de planificación, seguimiento de incidencias, Ticketing, Gestión de riesgos , Gestión de Costes , Evaluación de personal, ETC.). Talaia OpenPPM , es la primera solución de código abierto para gestionar proyectos , programas y cartera, conforme a los estándares de PMI e ISO. SOLICITAR UNA DEMO 


A cerca del autor: Alejandro J.Román MSIT


miércoles, 3 de junio de 2015

Liderar el cambio como Director de Proyectos

Por Alejandro J.Román 




Durante periodos de cambio, algunas veces pensamos demasiado lejos. Si nos permitimos quedar atrapados en los pensamientos “y si”, perdemos el registro de hoy. Si asume los cambios de un día a la vez el proceso parece menos abrumador.


Desarrolle el peor escenario: Siempre pregúntese, ¿Qué es lo peor que puede pasarme, como resultado de este cambio? Considere cómo el cambio puede empujarlo más allá de sus capacidades, puede generar consecuencias negativas con los directores y miembros del equipo y cómo podría drenar su energía y productividad.


Prepárese para aceptarlo: Esto no es una cuestión de decirnos a nosotros que "pasará lo que tenga que pasar..." Esto significa planificar a través del peor escenario. Es el mismo tipo de planificación que se llevan a cabo en los servicios de emergencia. Puede ser que no sea un desastre que requiera ese nivel de preparación, pero si pasa, ya están preparados.


Planifique para mejorar una situación que evite el peor escenario: debemos estar dispuestos con nuestra energía y recursos para realizar el esfuerzo. Considere todas las maneras posibles de evitar los peores resultados. En el proceso de planificación, considere la comunicación, ordenar el esfuerzo del equipo e intervenir preventivamente.



Manténgase ocupado: Algunos cambios tienen el efecto de desacelerarnos, dejándonos desorganizados y desmotivados. Es en estos periodos de nuestra carrera que necesitamos reunir la mayor energía posible y mantenernos ocupados. Esto no sólo nos mantendrá alejados de nuestras preocupaciones sino que también mejorará nuestra imagen en la organización en momentos críticos.


Coopere con lo inevitable: No podemos evitar o desviar los cambios. Forma parte de todo lo que hacemos en nuestra carrera. Si recordamos esto no queremos perder el tiempo y la actitud luchando contra el cambio es inevitable.


Haga lo mejor que pueda: La regla fundamental del profesionalismo en los negocios es hacer lo mejor posible "todo" ,todo el tiempo. Esto nos motiva internamente, impulsando nuestro esfuerzo a través de cualquier cambio que enfrentemos. De cualquier manera que el cambio impacte en nuestras vidas, queremos poder decirle a los demás y a nosotros mismos que hicimos lo máximo posible y de la mejor manera.


Ponga entusiasmo en su trabajo: ¿Cuáles son las mejores maneras por las cuales nosotros podemos fomentar el entusiasmo por nuestro trabajo? ¿Cómo podemos sentirnos motivados? ¿Qué es lo que puede hacer para asegurarse que usted está poniendo la mayor energía posible en su trabajo? Durante los periodos de cambios necesitamos el mayor entusiasmo que podamos reunir. Cuando somos entusiastas, hacemos más cosas, más rápido con menos. Experimentamos más felicidad y sentimos una sensación de logro de nuestro trabajo.






A cerca del autor: Alejandro J.Román MSIT

martes, 2 de junio de 2015

Alineación del portfolio de proyectos a la estrategia de la organización

Por Alejandro J.Román 



La estrategia de una compañía, ayuda a definir hacia donde se encamina la misma y da a quienes están a cargo de llevar adelante esta tarea , los elementos necesarios para alinear los objetivos del negocio. Esta estrategia indica también a quienes lideran el proceso cual es la linea de acción, tanto a los jefes de tecnología como a los responsables financieros de la compañía encargados de velar por el cumplimiento de objetivos en el plan estratégico.Es impensable crecer sin una estrategia de negocio  concreta. 
Con el fin de realizar la estrategia , la compañía tiende a concentrar sus múltiples proyectos en una sola cartera, si bien los proyectos en una cartera no están vinculados directamente como proyectos en un programa. La cartera de proyectos debe ser administrada con un involucramiento en linea con la estrategia de la compañía. Con el fin de asegurar que esto se cumpla , el gerente de la cartera de proyectos debe revisar minuciosamente y en detalle el portfolio de proyectos y velar porque los mismos estén en linea con la estrategia del negocio (Compañía). El gestor de la cartera de proyectos debe trabajar realizando un análisis completo para asegurarse que el portfolio de proyectos pueda garantizar el éxito del plan estratégico de negocio. Para ello a continuación describo , cuales son las acciones a seguir: 


  • Tipificación de proyectos: Cada proyecto en cartera, debe ser identificado de acuerdo al tipo de proyecto de que trata. En diferentes carteras , el tratamiento de proyectos debe ser cuidadosamente atendido.El gerente de la cartera debe entender el alcance de los proyectos en cartera, para saber si se trata de solicitudes o pedidos internos de cambio o si son pedidos de cliente. Algunos proyectos pueden ser parte de alguna fase de la estrategia del negocio. Algunos proyectos podrían ser considerados como "bueno tenerlos"  , mientras que otros proyectos son esenciales para la estrategia de la compañía. Una vez que los proyectos han sido debidamente identificados. A continuación la tarea es separarlos en la cartera a los efectos de darle el tratamiento con la gestión correspondiente ( Identificación y tipificación de proyectos). 

  • Definición de la dirección de proyectos: La dirección de proyectos debe encaminarse a lo que se entiende como una verdadera gestión del portfolio de proyectos. Por ejemplo si un proyecto no esta siendo monitoreado en los tiempos de cronograma (Gantt), lo mas probable es que este proyecto termine en un fracaso. Por otra parte si un proyecto esta terminado y el cliente se encuentra conforme con los avances del mismo. Para el gestor de la cartera este tipo de proyectos avanza sin problemas y si la gestión es acompañada por acciones de seguimiento y control, el éxito del mismo esta garantizado. Teniendo en cuenta la dirección de proyectos y el tipo de proyectos, el gestor de la cartera será capaz de identificar e informar con claridad lo que se proyecta e indicar el estado de avance del proyecto informando a los interesados (Stakeholders). 

  • Definición de la situación del proyecto: Entender lo que es la dirección de proyectos , conduce a la definición de proyectos. Esto puede ser simple y con la ayuda de las alertas tempranas tener un avance controlado del proyecto. Estas acciones son de gran utilidad a la hora de alinearse con los objetivos estratégicos del negocio. 

  • Tablero de control: Un buen ejemplo de tener el proyecto bajo control es armar el esquema de desgloce de trabajo previo a la planificación con la correspondiente linea base del proyecto. Tablero donde se pueden llevar los proyectos en cartera, poniendo énfasis en detalle , en el grado de impacto de aquellos proyectos en cartera , que por su complejidad tienen alta visibilidad en los planes estratégicos del negocio. Esta matriz ayudara a centrar la atención y dar seguimiento a los correspondientes desvíos en alcance. O con riesgos no identificados y no gestionados. La gestión de la cartera de proyectos ayuda a la organización, previa tipificación de proyectos a achicar la incertidumbre y brindar previsibilidad en la gestión. 




Lecturas recomendadas : Clasificación de Proyectos



A cerca del autorAlejandro J.Román MSIT