martes, 3 de febrero de 2015

Director de Proyectos : Las claves para organizar tareas

Por Alejandro J.Román MSIT 




Mas alla de la gestión de riesgos y de personas, una importante cantidad de tiempo es utilizada por el director de proyectos para relevar las tareas que son necesario tener en cuenta para planificar el proyecto.A veces estas tareas son simplemente "tareas por hacerse",tareas que existen en nuestro planificador como directores de proyecto. Muchas veces estas tareas ocupan largas filas en nuestro Cronograma de actividades de proyecto. Las tareas podrían pertenecer a una persona u al equipo de trabajo de proyecto en múltiples compañías. Cualquiera fueren estas tareas , el director de proyecto debe estar preparado para organizar y distribuir las tareas de ejecución del proyecto.

  1. Establecer prioridades: una de las primeras acciones en la organización de tareas , es priorizar las mismas , una manera precisa de entender y priorizar lo que hay que hacer es entenderlo en toda su integridad. Después de todo lo trabajado, si esto no es lo esencial para finalizar el proyecto, el proyecto en si ,nunca sera considerado terminado. No importa cuanto trabajo se registra en el cronograma de proyecto. Es cierto que las tareas de menor prioridad , deben ser programadas de acuerdo a su condición en si misma. Establecer que tareas son de mayor prioridad y porque, tienen prioridad alta, es tarea por excelencia del director de proyecto y también es tarea del director de proyecto como se contemplaran las mismas en el cronograma de proyectos. Por ejemplo, las tareas relacionadas con la actualización de documentación (avances y monitoreo) , no son tan relevantes como las tareas de prueba código de software en un proyecto de desarrollo. La priorizacion de las tareas debe ser tenida en cuenta desde el minuto "0" del armado del Cronograma de proyectos.
  2. Delegación: Una vez que las tareas se han priorizado, acto seguido , el director de proyectos debe organizarlas y delegarlas durante todo el tiempo permitido en el Alcance (Scope) de proyecto. Mientras que la organización de las tareas debe fluir naturalmente , la delegación de las mismas no fluye con tanta facilidad. La organización del equipo de trabajo de proyecto y la relación entre sus recursos que trabajan en el proyecto, debe ser celosamente custodiada por el director de proyectos durante el ciclo de vida de proyecto. La delegación de tareas debe tener lugar tan pronto como sea posible en el desarrollo de las tareas y el tiempo del proyecto. Todo lo relacionado con la organización debe comunicarse claramente desde el principio, para que todos los interesados sepan que tienen que hacer y quien hacerlo.
  3. Lo primero es lo primero: Las prioridades se establecen, las tareas se organizan y se delegan para que puedan manejarse lógicamente y ayuden a completar la realización del proyecto. Pero no pasara mucho tiempo en el que haya que incluir en Alcance, un dato adicional en el proyecto que contribuya a instalar Riesgos que deban ser identificados y mitigados. Este dato adicional que se agregue al Alcance y que pueda modificar el mismo. Debe ser tenido en cuenta en el listado de tareas en el Esquema de desgloce de trabajo (WBS). Una manera sencilla de controlar estos detalles es, estimar un "First in, First out", político de gestión. Esto implica que una vez que un problema se registra y se añade al Alcance con riesgo de modificarlo. Debe ser involucrado en la programación y ser cumplido con el mismo criterio que las otras tareas a desarrollar.Siempre habrá un llamado de atención de los interesados (Stakeholders) de proyecto para que se de prioridad a sus indicadores y que los mismos se cumplan.Estos detalles debe ser hábilmente controlados por el director de proyecto para que no modifique un ápice el objetivo del Alcance. 
  4. La gran vista de proyecto: Si bien la lista de tareas esta en constante cambio , es vital para el director de proyecto tener en mente este cambio y que el mismo se refleje en el calendario. La visión podría ser el documento de declaración de alcance inicial (acta de inicio de proyecto). O puede ser el contrato firmado por el cliente.Sea cual fuere el documento, el director de proyectos debe asegurarse la priorizacion de las tareas y su cumplimiento en tiempo y forma. Si el equipo de proyecto se queda resagado, tratando de realizar las acciones correspondientes del caso y no actuando en consecuencia para arribar a buen termino el proyecto.El director de proyecto debe velar para que estas acciones se cumplan y ayuden al cumplimiento de proyecto y no caigan en una perdida de tiempo con costos irreparables con un objetivo final de proyecto no cumplido.Todas las acciones deben ser realizadas en el tiempo considerado en el Cronograma para que el mismo se cumpla con éxito. 

A cerca del autor: Alejandro J.Román
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