viernes, 20 de febrero de 2015

La calidad no es ni un don divino ni es gratuita , pero podría ser una buena inversión

Por Alejandro J. Román MSIT 





Una de las características de la calidad es que no es gratuita, la calidad implica tiempo , trabajo duro y un esmerado esfuerzo para darse cuenta de lo que realmente significa "Calidad " , trabajo y esfuerzo que se plasma en la gestión de proyectos. La gestión de proyectos tiene un costo alto que pagar , con estimaciones de costo en el orden del 3% para proyectos sencillos de gestionar hasta un máximo del 20% incluido costo totales del proyecto. Del mismo modo que la calidad , la presunción es pensar que el proyecto sería mas costoso, si no prestamos atención en orden de prioridad de la gestión de proyecto en si misma. 
Cuando Philip Crosby acuño en su libro el concepto de "Calidad", no significa que la misma sea gratis como asi también que su ausencia resulte costosa al final de proyecto. Según el razonamiento de Crosby se impone la regla de que si no hacemos las cosas bien desde el principio, "Lo barato termina costando muy caro", es algo que los directores de proyecto debieran reconocer como necesario y por la salud del proyecto , hacer las cosas bien desde el principio , resulta mas previsible a la hora de cumplir en tiempo y forma con lo proyectado. Re-hacer un proyecto , implica un peligro exponencial que pondría en serio riesgo los cumplimientos de tiempo y trabajo planificado con costos no contemplados en el plan de proyecto. Hacer las cosas bien desde el principio de lo planificado (WBS) , Gantt de proyecto resulta financieramente mas rentable. Entonces ¿Que significa esto para los directores de Proyecto ?, ¿Quiere decir tal vez que debamos invertir mas en nuestros procesos de gestión de proyectos?,¿Necesitamos ser esclavos de arcaicos procedimientos para el control estadístico de la gestión de calidad total?. Realmente necesitamos certificar en Six Sigma y Blackbelt ? no necesariamente es la respuesta que se impone.
Saber que es lo que necesitamos para gestionar calidad , primero debemos entender que significa, Calidad , para el Guru del TQM , Philip Crosby , la esencia de la calidad esta en la conformación de los requisitos necesarios para poder gestionar calidad bajo las normas que asi lo acreditan. En otras palabras hacer las cosas bien desde el principio garantizando de esta manera que de acuerdos a los procedimientos establecidos estamos haciendo las cosas bien valga la redundancia. El costo de la calidad se determina sobre el costo de la "No conformidad", de haber realizado una actividad que no cumplió  con los requisitos previamente enunciados. La gestión de calidad en el contexto de la dirección de proyectos se traduce en el uso de las mejores practicas y lecciones aprendidas. Por lo cuales sabemos exactamente como debemos proceder , definir los requisitos, elaborar un  plan de comunicación de proyecto , elaborar un esquema de desgloce de trabajo (WBS) , elaborar el plan de entrega de los requisitos , el Plan de gestión de riesgos y cerrar el mismo con el cumplimiento de alcance con la consecuente entrega del producto que fue gestionado al detalle. Preservando siempre el ciclo de tiempo , costo y alcance. (el triangulo de hierro).
La transición de los requisitos hasta su ámbito de aplicación , es en teoría necesario, pero en la practica resulta peligroso. Estamos migrando constantemente desde las necesidades y deseos expresados por nuestros grupos de "interés" Stakeholders , con el estado de inclusión o exclusión expresados y delineados por los directores de proyecto. No son los requisitos que surgen del contrato (real o metafórica) entre el director de proyecto y nuestro cliente. Es la declaración del alcance de la que se deriva de los requisitos. Todo lo demás en la dirección de proyecto se basa en la declaración de alcance, y su definición de lo que se debe y lo que no se debe hacer. Si queremos mejorar la gestión de calidad como parte de la gestión de proyecto. Entonces debemos traer de forma explicita y consciente una mejora al respecto en los procesos de gestión de proyectos , contemplando seriamente en los mismos los procesos de calidad. Estas inquietudes no solo ayudan a gestionar la calidad de su proyecto en ejecución si no también de proyectos a futuros basados en las lecciones aprendidas. Imagine un proyecto para el que cada defecto identificado y capturado (registro) , Ud. ha respondido mediante este procedimiento a las preguntas definidas con antelación al plan de proyecto, ¿saber con cuantos defectos o problemas has tropezado, con la información identificada y registrada y su grado de compromiso, tenemos claro el punto de origen y su pertenencia. Para una mejor comprensión de los procesos de gestión de calidad debemos atender lo siguiente:


  • ¿En que actividades se están dando la mayoría de los problemas ?, la respuesta a esta pregunta proporciona , datos útiles de donde se necesita aplicar procesos mas robustos para su atención. O donde se pueden crear atajos , y donde hay insuficiente atención. En todos los casos , la información centra su atención en las partes del proceso que actualmente son menos eficaces y que requieren mayor atención.  
  • ¿En que actividades se encuentran la mayoría de los problemas? , conociendo esto en detalle nos permite saber cuales son los procedimientos de control de calidad y de aseguramiento de la calidad mas eficaces. Esto nos permite conocer los procesos de control de calidad o de garantía de calidad que no hacen diferencia. Cuando los problemas en los procesos son identificados tarde. Esto hace repensar los mismos a los efectos de la identificación y captura temprana siendo de esta manera previsibles proactivamente de lo que sucederá. Cuando los procesos en producción no resuelven los problemas detectados, sera necesario repensar los mismos. 
  • ¿Que requisitos tienen la mayoría de los desafíos y cuales son los problemas asociados con ellos? , conociendo esto incluso mas tarde , puede proporcionar a la gestión de proyectos alguna información critica en torno a los posibles problemas de aplicación. Esto puede determinar la necesidad de realizar un trabajo previo de investigación antes de la implementación para garantizar que los requisitos del proyecto se abordan plenamente. Se puede sugerir la necesidad de un mayor esfuerzo en la formación y en las tareas de Gestión de cambio para asi ayudar a controlar los efectos del problema identificado. 


Mantener los requisitos en el proceso es fundamental si queremos que nuestros proyectos respondan a lo que esperan nuestros interesados (Stakeholders), entender cuales son los requisitos , y el grado en que los resultados de proyecto se ajustan a los requisitos -es esencial para una buena gestión de la calidad. A esto debemos considerar que la gestión de calidad y de los requisitos pueden representar mayor trabajo es una realidad que debemos asumir. Puede parecer a simple vista que se centran en el Alcance (Scope), y en el entregable (producto del proyecto) , esto debe seguirse con atención a los efectos de no descuidar la gestión , sin haber observado , los riesgos , su tratamiento como asi también  la inútil repetición de tareas con la consecuente revisión de las mismas impactando directamente en la decepción de los interesados de proyecto.



A cerca del autor : Alejandro J.Román MSIT




martes, 3 de febrero de 2015

Director de Proyectos : Las claves para organizar tareas

Por Alejandro J.Román MSIT 




Mas alla de la gestión de riesgos y de personas, una importante cantidad de tiempo es utilizada por el director de proyectos para relevar las tareas que son necesario tener en cuenta para planificar el proyecto.A veces estas tareas son simplemente "tareas por hacerse",tareas que existen en nuestro planificador como directores de proyecto. Muchas veces estas tareas ocupan largas filas en nuestro Cronograma de actividades de proyecto. Las tareas podrían pertenecer a una persona u al equipo de trabajo de proyecto en múltiples compañías. Cualquiera fueren estas tareas , el director de proyecto debe estar preparado para organizar y distribuir las tareas de ejecución del proyecto.

  1. Establecer prioridades: una de las primeras acciones en la organización de tareas , es priorizar las mismas , una manera precisa de entender y priorizar lo que hay que hacer es entenderlo en toda su integridad. Después de todo lo trabajado, si esto no es lo esencial para finalizar el proyecto, el proyecto en si ,nunca sera considerado terminado. No importa cuanto trabajo se registra en el cronograma de proyecto. Es cierto que las tareas de menor prioridad , deben ser programadas de acuerdo a su condición en si misma. Establecer que tareas son de mayor prioridad y porque, tienen prioridad alta, es tarea por excelencia del director de proyecto y también es tarea del director de proyecto como se contemplaran las mismas en el cronograma de proyectos. Por ejemplo, las tareas relacionadas con la actualización de documentación (avances y monitoreo) , no son tan relevantes como las tareas de prueba código de software en un proyecto de desarrollo. La priorizacion de las tareas debe ser tenida en cuenta desde el minuto "0" del armado del Cronograma de proyectos.
  2. Delegación: Una vez que las tareas se han priorizado, acto seguido , el director de proyectos debe organizarlas y delegarlas durante todo el tiempo permitido en el Alcance (Scope) de proyecto. Mientras que la organización de las tareas debe fluir naturalmente , la delegación de las mismas no fluye con tanta facilidad. La organización del equipo de trabajo de proyecto y la relación entre sus recursos que trabajan en el proyecto, debe ser celosamente custodiada por el director de proyectos durante el ciclo de vida de proyecto. La delegación de tareas debe tener lugar tan pronto como sea posible en el desarrollo de las tareas y el tiempo del proyecto. Todo lo relacionado con la organización debe comunicarse claramente desde el principio, para que todos los interesados sepan que tienen que hacer y quien hacerlo.
  3. Lo primero es lo primero: Las prioridades se establecen, las tareas se organizan y se delegan para que puedan manejarse lógicamente y ayuden a completar la realización del proyecto. Pero no pasara mucho tiempo en el que haya que incluir en Alcance, un dato adicional en el proyecto que contribuya a instalar Riesgos que deban ser identificados y mitigados. Este dato adicional que se agregue al Alcance y que pueda modificar el mismo. Debe ser tenido en cuenta en el listado de tareas en el Esquema de desgloce de trabajo (WBS). Una manera sencilla de controlar estos detalles es, estimar un "First in, First out", político de gestión. Esto implica que una vez que un problema se registra y se añade al Alcance con riesgo de modificarlo. Debe ser involucrado en la programación y ser cumplido con el mismo criterio que las otras tareas a desarrollar.Siempre habrá un llamado de atención de los interesados (Stakeholders) de proyecto para que se de prioridad a sus indicadores y que los mismos se cumplan.Estos detalles debe ser hábilmente controlados por el director de proyecto para que no modifique un ápice el objetivo del Alcance. 
  4. La gran vista de proyecto: Si bien la lista de tareas esta en constante cambio , es vital para el director de proyecto tener en mente este cambio y que el mismo se refleje en el calendario. La visión podría ser el documento de declaración de alcance inicial (acta de inicio de proyecto). O puede ser el contrato firmado por el cliente.Sea cual fuere el documento, el director de proyectos debe asegurarse la priorizacion de las tareas y su cumplimiento en tiempo y forma. Si el equipo de proyecto se queda resagado, tratando de realizar las acciones correspondientes del caso y no actuando en consecuencia para arribar a buen termino el proyecto.El director de proyecto debe velar para que estas acciones se cumplan y ayuden al cumplimiento de proyecto y no caigan en una perdida de tiempo con costos irreparables con un objetivo final de proyecto no cumplido.Todas las acciones deben ser realizadas en el tiempo considerado en el Cronograma para que el mismo se cumpla con éxito. 

A cerca del autor: Alejandro J.Román

domingo, 1 de febrero de 2015

La internet de las cosas , una interconexión digital de todo lo existente

Por Alejandro J.Román MSIT 




Cuando hablamos de internet de las cosas , ¿Que es precisamente a lo que nos estamos refiriendo?. Pues es un concepto que se refiere a la "internconexión" digital de objetos de nuestra cotidianidad con internet. Un concepto mas amplio seria entenderlo como un punto en el tiempo en el que se conectarían mas "cosas u objetos , que personas". Si los objetos de la vida cotidiana tuvieran incorporadas "etiquetas de radio" , podrían ser identificados y gestionados por otros equipos, de la misma manera que si lo fuesen por seres humanos. 
Hagamos un poco de historia y veamos sus orígenes. El concepto de internet de las cosas , fue propuesto por Kevin Ashton , en el Auto-ID del MIT en 1999, donde se realizaban investigaciones en el campo de la identificación por radiofrecuencia en red (RFID) y tecnologías de sensores. Valga el ejemplo , como sigue. Si los libros, termostatos, refrigeradores, la paquetería , lamparas , botiquines, autopartes, etc. estuvieran conectados a internet y equipados con dispositivos de identificación, no existirían, en teoría, cosas fuera de stock o medicinas faltantes o mas aun caducadas, sabríamos exactamente cual es su ubicación, como se consumen y compran productos en todo el mundo; el extravío seria cosa del pasado y sabríamos que esta encendido o apagado en todo momento. 
La internet de las cosas debería codificar de 50 a 100.000 millones de objetos y seguir su movimiento. A propósito se calcula que un ser humano esta rodeado en su cotidianidad de por lo menos 1000 a 5000 objetos. Según el Gartner Group , en el 2020 habrá en el mundo aproximadamente 26 mil millones de dispositivos con un sistema de adaptación al internet de las cosas. Abi Research , por su parte asegura que para el mismo año existirán 30 mil millones de dispositivos inalambricos conectados a internet. Con la próxima generación de aplicaciones de internet (protocolo IPv6 ) se podrían identificar todos los objetos, algo que no se podía realizar con IPv4. Este sistema seria capaz de identificar instantáneamente por medio de un código a cualquier tipo de objeto.
La empresa estadounidense Cisco , que esta desarrollando en gran medida la iniciativa de la internet de las cosas, ha creado un "Contador de conexiones", dinámico que le permite , estimar el número de "cosas" conectadas desde julio 2013 hasta el 2020. El concepto de que los dispositivos se conectan a la red a través de señales de radio de baja potencia es el campo de estudio mas activo de la internet de las cosas. Este hecho se explica porque las señales no necesitan ni Wi-Fi , ni Bluetooth . Sin embargo, se están investigando distintas alternativas que necesitan menos energía y que resultan por su naturaleza mas baratas, bajo el nombre de Chirp Networks. Actualmente, el termino internet de las cosas se usa con una denotación de conexión avanzada de dispositivos, sistemas y servicios que van mas alla del tradicional M2M (máquina a máquina) y cubre una amplia variedad de protocolos, dominios y aplicaciones. El servicio touchatag de Alcatel-Lucent , y el Gadget ,Violeta Mirror pueden proporcionar un enfoque de orientación pragmática a los consumidores de la internet de las cosas, por la que cualquiera puede enlazar elementos del mundo real al mundo en linea utilizando las etiquetas RFID (y códigos QR en el caso de touchatag).

Lecturas complementarias: kevin Ashton describes the internet of things

                                          La internet de las cosas ¿Qué nos espera en el futuro?


A cerca del autor: Alejandro J.Román