domingo, 25 de enero de 2015

Redes sociales una herramienta clave en el armado del Plan de Comunicación de Proyecto

Por Alejandro J. Román MSIT




Parece ser en estos días que si Ud. no tiene presencia en los medios masivos de comunicación social se encuentra en un estadio retrogrado y en el olvido. Entonces la pregunta que cabe es la siguiente: ¿En el alcance de su proyecto , tiene contemplado a los medios sociales en si como parte integrante de su proyecto?.  Su Plan de Comunicación asi esbozado habla de los medios sociales ? . Si esto es asi como se dice , entonces ¿Como puedo darles entidad para que los mismos contribuyan al éxito del proyecto ?, ¿Cuales serian los riesgos de explotar los mismos , y que estos ayuden a construir el éxito de los proyectos , y no se me vuelvan en contra y conspiren con el cumplimiento del alcance esperado?. Con estos interrogantes , vamos a investigar cual puede ser el impacto de los medios sociales en nuestro proyecto. 
Los medios sociales son una herramienta vital en las comunicaciones, permite a los seres humanos estar en un contacto continuo , compartir la información y en actitud colaborativa creciente sin barreras geográficas. Por lo tanto el mas descentralizado equipo de proyecto o grupo de interés no son obstáculos para comunicarse y hacen que la misma fluya naturalmente. 
Hay una serie de herramientas que hacen que la comunicación fluya y se viralice en los medios sociales,  que Ud. puede incorporar a su plan de proyecto. Por ejemplo Facebook nos permite compartir y mantener actualizado el avance de proyecto, y la misma pueda ser visualizada por los Stakeholders autorizados. Así mismo y como herramienta colaborativa twitter puede ser utilizado mediante la emisión de mensajes cortos (140 caracteres) , tanto a los miembros del equipo de trabajo de proyecto , o de actualización con nuestro cliente que acompaña el ciclo de vida del proyecto en forma remota. La mensajera instantánea y los mensajes cortos SMS se puede usar entre los miembros del equipo de trabajo para responder a detalles de las minutas de reuniones de seguimiento de proyecto en la organización o estando de manera presencial en el cliente. Hay herramientas colaborativas de gran utilidad como: Go ToMeeting, Lynk ,Beam YourScreem , que pueden usarse para compartir documentos de forma interactiva e inclusive crear contenidos y realizar vídeo conferencias. 
La buena noticia es que todas estas herramientas son gratis o disponibles a un bajo costo , nada que no pueda realizarce, y constituyen en si una ayuda vital en la gestión del proyecto. Pero no todo en su utilización es asi de sencillo , hay riesgos que se deben tener en cuenta para que ninguna de estas herramientas conspiren con nuestro proyecto. El riesgo N°. 1 es la seguridad : para la mayoría de las compañías , los datos del proyecto son de carácter confidencial , la publicación o transmisión del contenido del proyecto deben ser cuidados celosamente. El acceso del publico indiscriminado podría ser el acta de defunción del proyecto y tener serias implicancias en el negocio. O ¿que pasaría si un competidor tuviera acceso a un plan estratégico de marketing de la organización?. O un listado sensibles de las mejoras de TI propuestas. 
La posibilidad de elección de medios de comunicación para nuestros proyectos , debe ser custodiada , preservando asi la integridad de los mismos. Requiere el establecimiento de protocolos de acceso y vigilancia. De esto surgen algunas reglas que es necesario tener en cuenta al momento de incorporar los medios sociales en la planificación de proyecto:

  1. Limitar el numero de personas que puedan crear Blogs, enviar mensajes de Twitter o detalles de avance de proyecto por email: No todo el mundo tiene el criterio ordenado de lo que comunica , para lo cual la publicación sin control en la Web puede ser perjudicial para la organización. Declaraciones la redactadas , comentarios editoriales o similares , pueden ser de grave afectación en la organización. Solo aquellos que han demostrado profesionalidad y criterio en el manejo de lo que se comunica pueden hacerlo en sitios de alta visibilidad sin comprometer lo estratégico en el negocio. 
  2. Comentario publicado debe ser visado regularmente: El administrador de los medios de comunicación debería revisar el contenido nuevo de actualización de proyecto por lo menos una vez a la semana , si es posible diariamente. Si en el control se detecta contenido malicioso , tomar las acciones correspondiente para evitar su recurrencia. 
  3. Asegurece de coordinar con los planificadores y coordinadores de medios sociales de la organización: como sera el plan de difusión de los contenidos del proyecto. Algunas organizaciones dependiendo su tamaño y funcionalidad , ya tienen departamentos que controlan y administran el uso de los medios sociales. Si es este el caso ya tienen establecido normas y protocolos a seguir constituyéndose asi en parte interesada del proyecto. Para no ser vistos como descuidado en su carácter de director de proyecto incluyalos en su planificación y estimaciones de proyecto. 

Los medios sociales de comunicación pueden ser una herramienta poderosa para la optimización de los procesos de comunicación en sus proyectos. Los beneficios "casi" siempre superan a los riesgos .Para tener éxito en la dirección de proyectos , sea cuidadoso y prudente , recuerde: Los medios sociales de comunicación no son mas que un medio para un fin y solo agregan valor a tal efecto , cuando se ayuda y controla a las personas a conectarse aprovechando su eficacia.

Lecturas complementarias : ¿Por qué la comunicación social empresarial es importante en la gestión de proyectos?


A cerca del autor: Alejandro J.Román MSIT
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