miércoles, 21 de enero de 2015

Apuntes a la Gestión de Riesgos: Identificación y captura de riesgos

Por Alejandro José Román MSIT



El Riesgo como bien indica el PMBOK debe ser gestionado como parte integrante en la planificación del proyecto. Pero lo que nadie dice y no es un dato menor , es que lo primero a tener en cuenta es identificarlo , darle un nombre al riesgo y capturar el riesgo con precisión , tarea vital del Owner de riesgo quien en su trabajo de armado de la matriz de riesgos deberá tener el cuidado oportuno para tipificar el riesgo y visualizar su potencial impacto asistiendo al PM. Estos pasos garantizaran en tiempo y forma al proyecto. Si los riesgos no se tratan como corresponde,  es muy posible que el proyecto pueda entrar seriamente en una zona de peligro. 
La identificación y captura de los riesgos es una tarea del equipo de trabajo de proyectos con especial atención en la visión del PM y de su owner de riesgos. Los siguientes pasos que voy a enumerar , les darán al lector un marco de acción a seguir: 

¿Que hay en el nombre del Riesgo ?

Uno de los primeros elementos a tener en cuenta en la determinación de los riesgos , es darle la entidad con la cual sera conocido , es decir el nombre. Dependiendo de como se tratan los riesgos en su proyecto u organización este dato (nombre del riesgo) , puede ser un campo corto en la matriz de riesgos o un dato extenso. Lo usual es darle a este un nombre corto y fácil de identificar , un nombre corto pero que en si transmite la naturaleza del riesgo. Con el fin de quien administra o gestiona los riesgos , sea el owner de riesgo como el director de proyectos sepan tomar las acciones necesarios para su mitigación o eliminación. El nombre suele ser el primer contacto que identifica al riesgo para quien gestiona los riesgos. Si el mismo es confuso e incomprensible , lo mas probable es que no se le preste la atención debida y el mismo explote en el desarrollo del proyecto constituyendo un desvío no identificado en tiempo y forma. El nombre del riego es lo que le va a llevar a la discusión con quienes administran los riesgos y provocar la toma de decisiones al respecto con los Interesados en el proyecto para su mayor comprensión y acciones a seguir al respecto. 

Por definición  

Una vez que se decide cual sera su nombre , acto seguido el riesgo debe definirse , la definición involucra conceptualmente que ocurrirá si el riesgo se produce. La definición también contempla la investigación  y el pensamiento que llevo a la determinación de su entidad. Debido a que puede haber una gran cantidad de información en la definición del riesgo. es importante editar la misma , revisar y volver a editar a los efectos de darle entidad lógica al nombre como vamos a denominar el riesgo. A veces la nueva información se añade al riesgo , esta información debe insertarse con cuidado en la definición de los riesgos , con la incorporación de esta información Ud. lo que realiza es hacerlo comprensible al riesgo. 

Identificación y tipificación de caso

La razón de ser en la gestión de riesgo , es que si algo necesita ser mitigado , entonces es... , lamentablemente esto significa a veces que Ud, esta asignando tareas a personas del equipo de trabajo que están saturadas de trabajo no pudiendo cumplimentar las mismas a tiempo. Con el fin de ayudar al equipo de trabajo , es necesario hacerlos participes y si se quiere involucrarlos en la importancia que tiene esta tarea en su trabajo diario. Esto les ayudara a entender que podría suceder si el riesgo no se mitiga. 
El peor de los casos puede ser mas extremo , la información sobre el riesgo debe incluir los resultados posibles de su impacto sino se mitiga. Y el mismo debe estar en el conocimiento de quien lo identifica y actúa en consecuencia. Como también que sucederá si se mitiga con éxito y como esto se traduce en una lección aprendida para futuros proyectos.

Pasos a seguir 

Una vez que se haya determinado todo lo anterior , a continuación es el momento indicado para decidir sobre los próximos pasos a seguir. Puede suceder que Ud, necesite tomar el riesgo a un grupo de tomadores de decisión. (por ejemplo el Comité de Riesgos). y realizar como Owner de riesgos las recomendaciones pertinentes o Ud. podría realizar tareas proactivas en su calendario para el tratamiento de riesgos en el portfolio de proyectos en ejecución. Las acciones que se tomaron oportunamente para gestionar los riesgos, serán acciones decisivas para lo que vendrá con otros proyectos. 


A cerca del autor : Alejandro J.Román MSIT


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