domingo, 25 de enero de 2015

Redes sociales una herramienta clave en el armado del Plan de Comunicación de Proyecto

Por Alejandro J. Román MSIT




Parece ser en estos días que si Ud. no tiene presencia en los medios masivos de comunicación social se encuentra en un estadio retrogrado y en el olvido. Entonces la pregunta que cabe es la siguiente: ¿En el alcance de su proyecto , tiene contemplado a los medios sociales en si como parte integrante de su proyecto?.  Su Plan de Comunicación asi esbozado habla de los medios sociales ? . Si esto es asi como se dice , entonces ¿Como puedo darles entidad para que los mismos contribuyan al éxito del proyecto ?, ¿Cuales serian los riesgos de explotar los mismos , y que estos ayuden a construir el éxito de los proyectos , y no se me vuelvan en contra y conspiren con el cumplimiento del alcance esperado?. Con estos interrogantes , vamos a investigar cual puede ser el impacto de los medios sociales en nuestro proyecto. 
Los medios sociales son una herramienta vital en las comunicaciones, permite a los seres humanos estar en un contacto continuo , compartir la información y en actitud colaborativa creciente sin barreras geográficas. Por lo tanto el mas descentralizado equipo de proyecto o grupo de interés no son obstáculos para comunicarse y hacen que la misma fluya naturalmente. 
Hay una serie de herramientas que hacen que la comunicación fluya y se viralice en los medios sociales,  que Ud. puede incorporar a su plan de proyecto. Por ejemplo Facebook nos permite compartir y mantener actualizado el avance de proyecto, y la misma pueda ser visualizada por los Stakeholders autorizados. Así mismo y como herramienta colaborativa twitter puede ser utilizado mediante la emisión de mensajes cortos (140 caracteres) , tanto a los miembros del equipo de trabajo de proyecto , o de actualización con nuestro cliente que acompaña el ciclo de vida del proyecto en forma remota. La mensajera instantánea y los mensajes cortos SMS se puede usar entre los miembros del equipo de trabajo para responder a detalles de las minutas de reuniones de seguimiento de proyecto en la organización o estando de manera presencial en el cliente. Hay herramientas colaborativas de gran utilidad como: Go ToMeeting, Lynk ,Beam YourScreem , que pueden usarse para compartir documentos de forma interactiva e inclusive crear contenidos y realizar vídeo conferencias. 
La buena noticia es que todas estas herramientas son gratis o disponibles a un bajo costo , nada que no pueda realizarce, y constituyen en si una ayuda vital en la gestión del proyecto. Pero no todo en su utilización es asi de sencillo , hay riesgos que se deben tener en cuenta para que ninguna de estas herramientas conspiren con nuestro proyecto. El riesgo N°. 1 es la seguridad : para la mayoría de las compañías , los datos del proyecto son de carácter confidencial , la publicación o transmisión del contenido del proyecto deben ser cuidados celosamente. El acceso del publico indiscriminado podría ser el acta de defunción del proyecto y tener serias implicancias en el negocio. O ¿que pasaría si un competidor tuviera acceso a un plan estratégico de marketing de la organización?. O un listado sensibles de las mejoras de TI propuestas. 
La posibilidad de elección de medios de comunicación para nuestros proyectos , debe ser custodiada , preservando asi la integridad de los mismos. Requiere el establecimiento de protocolos de acceso y vigilancia. De esto surgen algunas reglas que es necesario tener en cuenta al momento de incorporar los medios sociales en la planificación de proyecto:

  1. Limitar el numero de personas que puedan crear Blogs, enviar mensajes de Twitter o detalles de avance de proyecto por email: No todo el mundo tiene el criterio ordenado de lo que comunica , para lo cual la publicación sin control en la Web puede ser perjudicial para la organización. Declaraciones la redactadas , comentarios editoriales o similares , pueden ser de grave afectación en la organización. Solo aquellos que han demostrado profesionalidad y criterio en el manejo de lo que se comunica pueden hacerlo en sitios de alta visibilidad sin comprometer lo estratégico en el negocio. 
  2. Comentario publicado debe ser visado regularmente: El administrador de los medios de comunicación debería revisar el contenido nuevo de actualización de proyecto por lo menos una vez a la semana , si es posible diariamente. Si en el control se detecta contenido malicioso , tomar las acciones correspondiente para evitar su recurrencia. 
  3. Asegurece de coordinar con los planificadores y coordinadores de medios sociales de la organización: como sera el plan de difusión de los contenidos del proyecto. Algunas organizaciones dependiendo su tamaño y funcionalidad , ya tienen departamentos que controlan y administran el uso de los medios sociales. Si es este el caso ya tienen establecido normas y protocolos a seguir constituyéndose asi en parte interesada del proyecto. Para no ser vistos como descuidado en su carácter de director de proyecto incluyalos en su planificación y estimaciones de proyecto. 

Los medios sociales de comunicación pueden ser una herramienta poderosa para la optimización de los procesos de comunicación en sus proyectos. Los beneficios "casi" siempre superan a los riesgos .Para tener éxito en la dirección de proyectos , sea cuidadoso y prudente , recuerde: Los medios sociales de comunicación no son mas que un medio para un fin y solo agregan valor a tal efecto , cuando se ayuda y controla a las personas a conectarse aprovechando su eficacia.

Lecturas complementarias : ¿Por qué la comunicación social empresarial es importante en la gestión de proyectos?


A cerca del autor: Alejandro J.Román MSIT

jueves, 22 de enero de 2015

Plan de comunicación: una herramienta vital en la Dirección de Proyectos.

Por Alejandro J. Román MSIT 



A propósito les traigo a la lectura este oportuno articulo sobre la importancia vital y en situaciones de conflicto de la aplicación y puesta en marcha de un buen plan de comunicación. En este articulo que reproduzco a continuación se contempla en toda su integridad un tratamiento serio y responsable al respecto. 



A cerca del autor: VICENÇ URRUTIA

miércoles, 21 de enero de 2015

Apuntes a la Gestión de Riesgos: Identificación y captura de riesgos

Por Alejandro José Román MSIT



El Riesgo como bien indica el PMBOK debe ser gestionado como parte integrante en la planificación del proyecto. Pero lo que nadie dice y no es un dato menor , es que lo primero a tener en cuenta es identificarlo , darle un nombre al riesgo y capturar el riesgo con precisión , tarea vital del Owner de riesgo quien en su trabajo de armado de la matriz de riesgos deberá tener el cuidado oportuno para tipificar el riesgo y visualizar su potencial impacto asistiendo al PM. Estos pasos garantizaran en tiempo y forma al proyecto. Si los riesgos no se tratan como corresponde,  es muy posible que el proyecto pueda entrar seriamente en una zona de peligro. 
La identificación y captura de los riesgos es una tarea del equipo de trabajo de proyectos con especial atención en la visión del PM y de su owner de riesgos. Los siguientes pasos que voy a enumerar , les darán al lector un marco de acción a seguir: 

¿Que hay en el nombre del Riesgo ?

Uno de los primeros elementos a tener en cuenta en la determinación de los riesgos , es darle la entidad con la cual sera conocido , es decir el nombre. Dependiendo de como se tratan los riesgos en su proyecto u organización este dato (nombre del riesgo) , puede ser un campo corto en la matriz de riesgos o un dato extenso. Lo usual es darle a este un nombre corto y fácil de identificar , un nombre corto pero que en si transmite la naturaleza del riesgo. Con el fin de quien administra o gestiona los riesgos , sea el owner de riesgo como el director de proyectos sepan tomar las acciones necesarios para su mitigación o eliminación. El nombre suele ser el primer contacto que identifica al riesgo para quien gestiona los riesgos. Si el mismo es confuso e incomprensible , lo mas probable es que no se le preste la atención debida y el mismo explote en el desarrollo del proyecto constituyendo un desvío no identificado en tiempo y forma. El nombre del riego es lo que le va a llevar a la discusión con quienes administran los riesgos y provocar la toma de decisiones al respecto con los Interesados en el proyecto para su mayor comprensión y acciones a seguir al respecto. 

Por definición  

Una vez que se decide cual sera su nombre , acto seguido el riesgo debe definirse , la definición involucra conceptualmente que ocurrirá si el riesgo se produce. La definición también contempla la investigación  y el pensamiento que llevo a la determinación de su entidad. Debido a que puede haber una gran cantidad de información en la definición del riesgo. es importante editar la misma , revisar y volver a editar a los efectos de darle entidad lógica al nombre como vamos a denominar el riesgo. A veces la nueva información se añade al riesgo , esta información debe insertarse con cuidado en la definición de los riesgos , con la incorporación de esta información Ud. lo que realiza es hacerlo comprensible al riesgo. 

Identificación y tipificación de caso

La razón de ser en la gestión de riesgo , es que si algo necesita ser mitigado , entonces es... , lamentablemente esto significa a veces que Ud, esta asignando tareas a personas del equipo de trabajo que están saturadas de trabajo no pudiendo cumplimentar las mismas a tiempo. Con el fin de ayudar al equipo de trabajo , es necesario hacerlos participes y si se quiere involucrarlos en la importancia que tiene esta tarea en su trabajo diario. Esto les ayudara a entender que podría suceder si el riesgo no se mitiga. 
El peor de los casos puede ser mas extremo , la información sobre el riesgo debe incluir los resultados posibles de su impacto sino se mitiga. Y el mismo debe estar en el conocimiento de quien lo identifica y actúa en consecuencia. Como también que sucederá si se mitiga con éxito y como esto se traduce en una lección aprendida para futuros proyectos.

Pasos a seguir 

Una vez que se haya determinado todo lo anterior , a continuación es el momento indicado para decidir sobre los próximos pasos a seguir. Puede suceder que Ud, necesite tomar el riesgo a un grupo de tomadores de decisión. (por ejemplo el Comité de Riesgos). y realizar como Owner de riesgos las recomendaciones pertinentes o Ud. podría realizar tareas proactivas en su calendario para el tratamiento de riesgos en el portfolio de proyectos en ejecución. Las acciones que se tomaron oportunamente para gestionar los riesgos, serán acciones decisivas para lo que vendrá con otros proyectos. 


A cerca del autor : Alejandro J.Román MSIT


domingo, 11 de enero de 2015

Las diez frases que todo Director de Proyectos necesita para convertirse en un verdadero Lider

Por Alejandro J.Román MSIT 



Ser jefe no es tarea fácil, un líder debe motivar a su equipo de trabajo aunque en ocasiones esta tarea resulte difícil de "realizar", la presión y los requerimientos del día a día muchas veces hacen que esa tamaña tarea se pierda en al agujero negro de las posibilidades y lo que es peor que al líder se le escurra de las manos el poder lograrlo. Provocando un estallido de genio que se traduce en las peores frases que un empleado pueda escuchar de su jefe.  De todos modos no hay que Desesperar , sobrelleve las adversidades y láncese de lleno a jugar en la  primera de los grandes lideres con las frases que el Portal Inc. le propone interiorizar: Las diez peores frases que te puede decir un "Jefe" .


  • Uno siempre consigue aquello que se merece.


  • Dirigir es lo que uno hace con la gente , No lo que uno hace a la gente.


  • la energía que sus empleados traen diariamente a sus puestos de trabajo , es directamente proporcional a la energía que trae Ud. a su puesto de trabajo. ¡ Sea un jefe enérgico !.



  • Si quiere ser eficiente , primero tenga claro sus objetivos.
  • Sea siempre el primero en arremangarse y poner manos a la obra.


  • Ganara poder si sabe delegar en su gente.


  • Respalde sus palabras con acciones. La gente cree mas en aquello que puede ver que en aquello que escucha.


  • El mejor negocio es el sentido común. 


  • Un enfoque claro y sencillo de las cosas , es siempre el mejor enfoque.


  • Sino le gusta la manera en que las cosas están hoy , sea paciente , todo cambiara mañana.

" El liderazgo es un arte, no un don" - Robin S. Sharma


miércoles, 7 de enero de 2015

Fortalecer relaciones de confianza con los interesados del proyecto

Por Alejandro J. Román MSIT







Un proyecto exitoso es mucho mas que una buena planificación , implica si y no es un tema menor , haber realizado y consolidado relaciones de confianza con el equipo de trabajo de proyecto y el conjunto de interesados (stakeholder) que acompañaran el éxito o el fracaso del mismo. Nuestra capacidad como Director de Proyectos es nuestra habilidad para construir relaciones de confianza duraderas con nuestro equipo de proyectos como así también con todos los interesados del mismo. Esto en si constituye el ingrediente "clave" , para ser un buen director de proyectos , nos aporta maneras de comunicarnos efectivamente y de como interactuar con nuestros interesados (Stakeholder) , conocimiento que nos viene de las mejores practicas y lecciones aprendidas en la dirección de proyectos. Esta información se enriquece en el día a día en las reuniones de seguimiento o tracking de proyecto a través de los diferentes principios que deben regular su gestión a saber: 

  1. Escuchar a los demás , buscar antes de todo comprender antes de ser comprendido. Cuando se invierte tiempo en comprender a los grupos de interés del proyecto , la dinámica de las conversaciones y sus relaciones cambian de manera tal que , el grupo se vuelve mas abierto , mas receptivo y con mayor disponibilidad de interacción en pos de objetivos. Si Ud. como Director de Proyecto no escucha y no interpreta lo que se esta generando en ese ida y vuelta de opiniones no puede consolidar relaciones de confianza mutuas con los interesados. Como directores de proyectos , tenemos que llevar adelante todas las acciones necesarias para entender y fortalecer nuestro dialogo con los interesados. Tómese un descanso en cuanto a sus propios intereses y de vía libre a una mayor atención a lo que cada miembro de grupo manifieste o reclame. 
  2. Tener empatia y pensar en soluciones Win to Win. tener empatia significa literalmente ponerse en los zapatos del otro y ver como se siente uno en el lugar del otro. Saber ver situaciones y respuestas desde la perspectiva de los interesados y comprometidos con la búsqueda de soluciones que verdaderamente beneficien a todas las partes involucradas. La idea de Ganar / Ganar , no se basa en el compromiso , pero tiene su esencia , la creencia de que en las Sinergias y beneficios se pueden extraer de cada situación.
  3. De un buen ejemplo como director de proyecto. una forma por la cual se desprestigia la imagen del director de proyecto es ser un director descuidado y no estructurado. Por otra parte los interesados o Stakeholder , deben ver en el director de proyectos la atención en detalle de los posibles Riesgos de proyecto , las decisiones y acciones a tomar. Decisiones clave y su involucramiento de las partes interesadas. No cierre las reuniones de seguimiento sin tener a mano la solución oportuna. 
  4. Como director de proyectos sea honesto y con los oídos atentos en el avance de proyecto y favorable a pedir ayuda si es necesario. al asumir tu rol de director de proyectos , cree en ti mismo, en tu honestidad , habla a las cosas sin tapujos , nunca subestimes los requerimientos de tu equipo de trabajo. Ten la suficiente confianza de hablar sobre los problemas durante la gestión de proyecto y no dudes si es necesario pedir ayuda a tiempo. Quienes participen de este sinceramiento entenderán y valoraran la actitud en consecuencia del director de proyecto. Respetaran su honestidad y valoraran la posibilidad que se les brinda a los interesados de ser parte activa de la solución a problemas puntuales. Describir un escenario optimista sin tener en cuenta los posibles conflictos no es una buena idea que mas temprano que tarde impactara en el Alcance (scope) de proyecto.
  5. Sea proactivo y asuma la responsabilidad de sus acciones. Como director de proyectos debemos ganarnos el respeto y la admiración de los grupos de interés (sponsor , PMO , Stakeholder , equipo de proyecto). Cuando somos proactivos  , buscamos en nuestro activo papel , soluciones duraderas y asumimos la responsabilidad de esas acciones. Nos enfrentamos al mundo con la capacidad de poder hacer y hacer hacer , uno como director de proyecto puede tener control sobre lo que realiza su proyecto. Pero si tiene control en las respuestas , esto asegura la gobernabilidad del proyecto. 
  6. Mantenga una mentalidad positiva y no deje de demostrar su costado gracioso. Haga lo posible y lo imposible por mantener a lo largo de su gestión una mentalidad positiva y creativa sobre la marcha en el proceso de ejecución. La energía positiva que irradie , atraerá a otros por contagio , que redundara en acciones de avance. Use su sentido del humor como una herramienta eficaz para franquear las barreras y lograr su acercamiento a los interesados del proyecto. 


A cerca del autorAlejandro J.Román MSIT